Den här guiden finns till för dig som insett fördelarna med fri och öppen programvara och beskriver hur öppna program kan användas i föreningsarbete. Här hittar du tips på program som går att använda i föreningsarbete listan är på intet sätt uttömmande).
Dagordningar, protokoll, kallelser och motioner. Det finns många olika sorters dokument som behöver hanteras i föreningsarbete. Libreoffice och Openoffice är exempel på alternativ till dyra Office-program. Collabora och Cryptpad finns som alternativ till molnprogram för att skriva och redigera filer gemensamt. Att sitta uppkopplade från olika platser och arbeta fram en skrivelse tillsammans i Cryptpad-appen Rich text kan vara en mäktig känsla.
Libreoffice är en uppsättning kontorsverktyg med olika användningsområden. Programmet finns bland annat att hämta här: https://www.libreoffice.org/
Libreoffice writer är en ordbehandlare som kan användas för att skriva dokument såsom protokoll, dagordningar, kallelser och motioner. Libreoffice writer har liknande funktioner som Microsoft word och kan öppna och spara Word-filer (.doc, .docx), det öppna .odt formatet och många fler.
Libreoffice Calc kan skapa kalkylblad, stapeldiagram, grafer och matematiska beräkningar. Libreoffice Calc kan användas för att göra en budget, ett medlemsregister, en sändlista och mycket mer. Att göra bokföra i Libreoffice Calc, Microsoft Excel eller liknande rekommenderas inte, då rekommenderas istället ett dedicerat bokföringsprogram som Fribok.
Libreoffice Impress används för att skapa och visa presentationer. Libreoffice Impress kan användas på samma sätt som Microsoft Powerpoint.
Libreoffice innehåller även andra program för att skapa enklare skisser (Libreoffice Draw) och matematiska formler (Libreoffice Math).
I molnlagringsprogrammet Nextcloud finns också en onlineversion av Libreoffice/openoffice som går att använda som ett samarbetsverktyg.
Openoffice är en äldre uppsättning program med liknande funktioner som Libreoffice.
Writer används för att skriva text och dokument så som protokoller, motioner, kallelse osv.
Med Calc kan man samla in, analysera och presentera data i form av rapporter och grafer.
Impress är programmet inom OpenOffice för att jobba med presentationer.
För dem som behöver stöd för matematiska formler finns det Math. OpenOffice inkluderar även Draw, ett program för enkla grafiker och skisser och Base för att manipulera databaser.
Cryptpad är ett fullsträckskrypterat samarbetsverktyg. Cryptpad innehåller ett verktyg för Kalkylblad (Sheets), en ordbehandlare (Rich text), Kanban för planering och projektledning, Form för att skapa utvärderingar, anmälningsformulär och dylikt. Diagram för att skapa exempelvis skisser och flödesscheman.
Cryptpad kan också användas för att lagra filer. Cryptpad kan både installeras på en lokal server och användas i molnet.
Etherpad är ett verktyg för att skapa och samarbeta i en fil i realtid. Det går att installera Etherpad på en egen server för allmänheten eller föreningens medlemmar. Det går också att använda tillgängliga Etherpad-tjänster som återfinns här: https://github.com/ether/etherpad-lite/wiki/Sites-That-Run-Etherpad
Libreoffice Calc, Open Office Calc eller Cryptpad Sheets är verktyg som kan användas för att skapa och administrera ett register. Se till att hantera medlemmarnas personuppgifter på ett säkert sätt i enlighet med gällande lagstiftning.
Nextcloud är ett program för att tillhandahålla en molntjänst som kan användas för att lagra filer, dela filer, skapa och redigera filer och för kommunikation. Nextcloud har liknande funktioner som Dropbox eller Google Drive. Här kan en förening spara och lagra protokoll, motioner och årsmöteshandlingar och liknande dokument. Det går antingen att hitta en tjänst som tillhandahåller Nextcloud eller starta en egen för den som har tillräcklig teknisk kunskap.
Wordpress är ett av de vanligaste verktygen som används för att bygga och upprätthålla en hemsida. Wordpress finns både som ett fritt och öppet program som går att installera på en egen server eller ett webbhotell. Verktyget wordpress finns på https://wordpress.org.
Många tjänster som tillhandahåller webbhotell har smidiga lösningar för att installera wordpress. Det går också att starta en kostnadsfri blogg på https://wordpress.com som tillhandahålls kommersiellt.
Wordpress är ett exempel på ett öppet Content Management System och kan användas för att tillhandahålla hemsidor för flera användare som kan redigera sidan samtidigt.
Det finns flera andra alternativ med funktioner som liknar Wordpress och bygger på öppen källkod.
Några nämnvärda exempel är:
Ghost: https://ghost.org
Drupal: https://www.drupal.org
Joomla: https://www.joomla.org
Gimp är ett kraftfullt bildredigeringsprogram för att formge, redigera foton, illustrera eller på annat sätt hantera bilder. Gimp kan exempelvis användas för att göra affischer, redigera bilder till en medlemstidning eller hemsida och mycket mer. Några smidiga användningsområden för Gimp är att generera QR koder, en länk som går att läsa av med kameran på en smartphone.
Gimp arbetar med bitmapsformat och är därför mindre lämpligt för att göra till exempel logotyper som ska kunna gå att skala till olika storlekar. Då är Inkscape ett mer lämpligt alternativ.
Om du vill göra en enklare illustration, stencil eller logotyp som ska gå att skala till olika storlekar och använda på exempelvis hemsidor, pdf-filer och trycksaker så är det lämpligt att använda ett vectorillustrationsprogram som Inkscape. I Inkscape kan du skapa kurvor och banor som fylls med färg och på så sätt enkelt formge en logotyp. Inkscape kan också användas för att skapa en textbanner. Till exempel skulle du kunna skapa en banderoll till en demonstration genom att skriva ut bokstäver en och en på varsitt a4-papper och skära ut en stencil som du sedan använder för att måla text på en vepa.
Inkscape kan också användas för att skapa QR-koder.
Scribus är ett lämpligt program för att skapa en affisch, redigera en bok eller en tidning. Programmet används för att göra exakta sidlayouter och formatera text tillsammans med bilder. Har du någon gång kännt att Libreoffice eller andra ordbehandlare inte räcker till för att skapa en affisch exakt så som du vill att den ska se ut? Då är det dags att testa Scribus. Scribus är inte ett jätteenkelt program att lära sig eftersom det är tänkt att vara tillräckligt kraftfullt och mångsidigt för att kunna användas professionellt och används för att redigera flera magasin och tidningar.
Kdenlive är ett fritt och öppet videoredigeringsprogram som kan användas för att redigera film och video. I Kdenlive går det att använda flera bild och ljudspår samtidigt. Det går att skapa titelbilder, överliggande text, lägga till och skapa filter, redigera färgtoning och korrigera bilder. Det finns flera fria och öppna alternativ för videoredigering, en fördel med Kdenlive är att det är relativt kraftfullt och kan användas för flera olika användningsområden samtidigt som det är ganska lätt att lära sig.
Andra alternativ värda att nämna är:
Openshot https://www.openshot.org/
Shotcut https://shotcut.org/
Blender https://www.blender.org/
Ett bra sätt att nå ut med information kan vara att starta en podcast, då behövs ett program där du kan mixa och redigera ljudfiler. Audacity kan redigera många olika ljudspår samtidigt. Det gör att du kan lägga till ljudklipp eller musik till en intervju, en högläsning eller andra ljudfiler som kan komma till användning i föreningsarbete. Audacity kan också användas för att förbättra ljudfilers kvalitet.
Blender är ett kraftfullt verktyg för att skapa och redigera tredimensionella figurer, animationer och spel. Blender kan också användas som videoredigeringsverktyg.
https://docs.joinpeertube.org/
Peertube är ett verktyg för att tillhandahålla en videoströmningstjänst. Peertube är ett öppet alternativ till Youtube och använder sig av Activitypub-protokollet likt den sociala mediaplattformen Mastodon. Det går att använda Peertube för att tillhandahålla filmer som en förening vill visa eller att skapa en tjänst där olika användare kan registrera sig för att ladda upp filmer.
Ett exempel på hur Peertube kan användas är:
Här har Kamratdataföreningen Konstellationen publicerat film.
För bokföring, fakturering och årsredovisning är Fribok ett bra alternativ. Fribok kan vara klurigt att sätta sig in i, men Friprogramvarusyndikatet har haft möjlighet att erbjuda kurser där de lär ut hur programmet kan användas. Fribok klarar de lagkrav som finns för bokföring. Det är dock viktigt att säkerhetskopiera bokföringsfilerna och det är klokt att ha minst två säkerhetskopior på sidan om orginalet. Förslagsvis en backup på en hårddisk och en på föreningens Nextcloud-server.
Ett bra verktyg för att hålla videomöten på distans mellan föreningens medlemmar, så som styrelse- eller medlemsmöten. Jitsi kan antingen installeras på en egen server eller så kan en använda någon tjänst som tillhandahåller Jitsi. En lista på sådana tjänster finns här:
https://jitsi.github.io/handbook/docs/community/community-instances/
Cryptpad form är ett bra verktyg för att skapa anmälningsformulär, medlemsansökningar, utvärderingar och andra formulär för att samla information från medlemmar eller allmänhet.